وهنا يأتي دور مكتب استشارات ضريبية كعنصر أساسي يساعد الشركات على فهم وتطبيق هذه المتطلبات بطريقة صحيحة، تضمن الامتثال وتفادي الغرامات والمخالفات.
أهمية حفظ السجلات الضريبية للشركات السعودية
يُعتبر حفظ السجلات الضريبية أداة تنظيمية وقانونية تُمكن الشركات من:
- إثبات صحة الإقرارات الضريبية المقدمة
- تسهيل عمليات التدقيق الضريبي
- ضمان الشفافية المالية والامتثال
- حماية الشركة من النزاعات والغرامات
بموجب القوانين السعودية، فإن عدم الامتثال لمتطلبات حفظ السجلات قد يؤدي إلى فرض غرامات مالية أو حتى تعليق الخدمات الحكومية المرتبطة بالشركة.
القوانين المنظمة لحفظ السجلات في السعودية
وفقًا للائحة التنفيذية لضريبة القيمة المضافة والأنظمة الضريبية في المملكة، فإن الشركات مُلزمة بحفظ المستندات والسجلات المالية المرتبطة بأنشطتها التجارية، بما يشمل:
- الفواتير الضريبية
- الإقرارات الضريبية
- سجلات المشتريات والمبيعات
- كشوف الرواتب والمصروفات
- العقود التجارية
- السجلات البنكية
ويجب أن تكون هذه السجلات باللغة العربية، ويمكن حفظ نسخة باللغة الإنجليزية كمرجع إضافي، مع الالتزام باستخدام أنظمة محاسبية معتمدة.
مدة حفظ السجلات الضريبية
من المتطلبات الأساسية التي ينبه إليها أي مكتب استشارات ضريبية محترف، هي المدة القانونية لحفظ السجلات. تنص الأنظمة الضريبية في السعودية على ضرورة الاحتفاظ بالسجلات لمدة لا تقل عن 6 سنوات من نهاية السنة المالية التي تم فيها إصدار السجل.
وفي حالة وجود نزاع ضريبي أو مراجعة قائمة، قد يُطلب من الشركة الاحتفاظ بالسجلات لفترة أطول حتى يتم الفصل في القضية.
أنواع السجلات التي يجب حفظها
فيما يلي قائمة بالسجلات والمستندات التي تُعد إلزامية للحفظ:
1. السجلات المحاسبية
مثل دفاتر اليومية العامة، ميزان المراجعة، تقارير الأرباح والخسائر، والميزانيات العمومية.
2. الفواتير الضريبية
سواء كانت صادرة أو واردة، ويجب أن تتضمن جميع البيانات الإلزامية مثل الرقم الضريبي، تاريخ الإصدار، وقيمة ضريبة القيمة المضافة.
3. إقرارات ضريبة القيمة المضافة (VAT Returns)
يجب حفظ نسخة من كل إقرار تم تقديمه للهيئة.
4. العقود والاتفاقيات التجارية
التي توضح مصادر الدخل والنفقات.
5. السجلات البنكية
مثل كشوف الحسابات البنكية، وحركات التحويل، والمعاملات المالية.
6. الإيصالات والسندات
تشمل إيصالات الشراء، وسندات القبض، وأوامر الصرف.
أهمية الاستعانة بمكتب استشارات ضريبية
مع تعقيد اللوائح وتحديث الأنظمة بشكل متكرر، يُعد التعاون مع مكتب استشارات ضريبية معتمد خطوة استراتيجية لضمان الامتثال الكامل.
فوائد العمل مع مكتب متخصص:
- تحليل الفجوات: تحديد نقاط الضعف في أنظمة حفظ السجلات الحالية.
- تدقيق داخلي: مراجعة شاملة للسجلات للتأكد من جاهزيتها للتفتيش.
- التدريب والتوعية: تثقيف فريق المحاسبة والمالية على متطلبات الهيئة.
- تحسين الأنظمة: توصية باستخدام برامج محاسبية متوافقة مع المتطلبات الضريبية.
- إدارة المخاطر: تقليل احتمالات الغرامات أو المخالفات.
المخاطر القانونية لعدم حفظ السجلات
عدم الامتثال لمتطلبات حفظ السجلات يمكن أن يعرض الشركة لعدد من العقوبات، منها:
- غرامات مالية تصل إلى 50,000 ريال في بعض الحالات
- رفض الإقرارات الضريبية
- إيقاف الخدمات الحكومية أو إيقاف الملف الضريبي
- إحالة الشركة للتحقيق أو التقاضي في حالات التهرب الضريبي
لهذا من الضروري الاستثمار في بناء نظام حفظ سجلات متكامل وفعال.
حلول رقمية لحفظ السجلات
أصبحت الأنظمة الرقمية والمحاسبية المعتمدة أدوات فعالة لتخزين السجلات بطريقة آمنة وفعالة. ومن أبرز الحلول المستخدمة:
- أنظمة ERP (مثل SAP وOracle)
- برامج محاسبة سحابية (مثل Zoho Books، copyright، قيود)
- أنظمة إدارة المستندات (Document Management Systems)
يُنصح دائمًا بأن يتم ربط هذه الأنظمة مباشرة بمنصة الهيئة (ZATCA)، خاصة بعد إطلاق نظام الفوترة الإلكترونية "فاتورة" في المملكة.
دور الفوترة الإلكترونية في تحسين حفظ السجلات
منذ انطلاق المرحلة الأولى للفوترة الإلكترونية في ديسمبر 2021، أصبحت الشركات مطالبة بإصدار وحفظ فواتير إلكترونية بصيغة منظمة.
وتعمل المرحلة الثانية (مرحلة التكامل) على ربط أنظمة الفوترة الخاصة بالشركات مع أنظمة الهيئة العامة للزكاة والضريبة والجمارك، مما يسهل عملية حفظ واسترجاع الفواتير ويقلل من التلاعب.
مكتب استشارات ضريبية محترف يمكنه مساعدة الشركات على تجهيز أنظمتها للفوترة الإلكترونية وضمان الامتثال الكامل.
خطوات عملية لتحسين نظام حفظ السجلات في شركتك
- مراجعة الوضع الحالي: فحص آليات حفظ السجلات الحالية وتحديد الثغرات.
- تحديث السياسات والإجراءات: تطوير سياسة رسمية لحفظ السجلات بناءً على الأنظمة المحلية.
- تدريب الموظفين: تنظيم ورش عمل ودورات توعوية لفريق المحاسبة والإدارة.
- تطبيق برامج محاسبية ذكية: اختيار حلول رقمية موثوقة ومتكاملة.
- الاستعانة بخبراء: التعاون مع مكتب استشارات ضريبية للحصول على توجيه احترافي.
تُعد متطلبات حفظ السجلات الضريبية جزءًا أساسيًا من النظام الضريبي في المملكة العربية السعودية، وتمثل عنصرًا حاسمًا في رحلة الامتثال والشفافية المالية. ولتجنب الغرامات والمشكلات القانونية، يجب على الشركات الاستثمار في أنظمة فعالة لحفظ السجلات، والاستفادة من خبرات مكتب استشارات ضريبية معتمد.
بفضل التوجيه السليم، والتكنولوجيا المناسبة، والسياسات الصحيحة، يمكن للشركات السعودية ضمان الامتثال الكامل وتحقيق بيئة مالية أكثر أمانًا وكفاءة.
المراجع;
الالتزامات الضريبية لغير المقيمين من العمالة الأجنبية في السعودية
الضرائب على العملات الرقمية والأصول الرقمية في السعودية
برامج العفو الضريبي والإفصاح الطوعي في السعودية